Når du både kan arbejde hjemme og på kontoret: Sådan skaber du balance og struktur i dit arbejdsliv 

Når din arbejdsplads tilbyder dig en øget grad af fleksibilitet i forhold til, hvor og hvornår du udfører dine arbejdsopgaver, bør du genoverveje, hvordan du vil strukturere din hverdag. 

Afhængigt af personlighed og situation er det forskelligt, hvad du foretrækker, når det kommer til, hvor og hvornår dine arbejdsopgaver udføres. Nogle trives med, at det er fuldstændig ens fra dag til dag eller uge til uge, mens andre foretrækker variation i forskellig grad. 

Med udgangspunkt i din virksomheds retningslinjer skal du finde en balance, der rummer dine præferencer for, hvordan og hvornår du vil arbejde. Samtidig skal du finde en balance, der tager hensyn til dit team, din virksomhed og de opgaver, du skal udføre, så aftalte leverancer samt serviceniveau til kunder og samarbejdspartnere opretholdes og leveres som aftalt. Du kan genoverveje balancen i din arbejdsuge i tre trin. 

1: Reflektér over din foretrukne arbejdsform
I løbet af din arbejdsuge har du ofte mange forskellige typer af arbejdsopgaver og forskellige former for socialt samvær med dine kolleger. Nogle arbejdsopgaver vil du formodentlig have lettest ved at udføre alene med ro omkring dig, mens andre opgaver bedst udføres sammen med andre. Nogle typer af socialt samvær med dine kolleger vil du måske foretrække foregår virtuelt, mens andre foretrækker du måske fysisk sammen.

Skab et visuelt overblik

Du kan blive mere bevidst om din foretrukne arbejdsform ved at føre dagbog, hvor du noterer, hvornår og hvor du har udført hvilke af dine arbejdsopgaver i løbet af din arbejdsdag. Ud for hver enkelt opgave registrerer du dit effektivitetsniveau i forhold til formålet med den enkelte opgave på en skala fra -5 til +5. Samtidig noterer du konkret, hvem der var til stede, hvilke lyde der var, hvilken belysning og temperatur der var, hvilke værktøjer du havde til rådighed mv.

Dagbogen giver dig blandt andet indsigt i:

• Hvornår du foretrækker at udføre hvilke typer af arbejdsopgaver: morgen, formiddag, eftermiddag, eller aften og på hvilke ugedage.
  
  
• Hvor længe ad gangen du foretrækker at udføre bestemte typer af opgaver: korte eller lange tidsintervaller med mange pauser eller få pauser af forskellig varighed
  
  
• Hvor du foretrækker at udføre hvilke typer af arbejdsopgaver: på kontoret, under transport, hjemmefra, i sommerhuset, på café eller på rejser. 

Gennem dagbogen får du en nuanceret indsigt i de forskellige situationer i din arbejdsdag, hvor du mærker, at du er i flow – ligesom du får indsigt i de arbejdssituationer, du oplever som ineffektive og drænende for din trivsel. Disse indsigter kan hjælpe dig med at planlægge din arbejdsdag og indrette dine kontorarbejdspladser, så du arbejder mest effektivt og øger din trivsel. 

2: Gentænk balancen ud fra dit eget og din virksomheds perspektiv
Når du får større fleksibilitet i forhold til, hvor og hvornår du udfører dine arbejdsopgaver, er det en god mulighed for at tilpasse din arbejdsuge, så den understøtter din trivsel og præferencer. Men det er også vigtigt, at du finder en balance, hvor du samtidigt bidrager til at opretholde det gode samarbejde i dit team, samt jeres kollegiale fællesskab. Når du genovervejer balancen i din arbejdsuge, bør du derfor både tage dine egne præferencer, dine arbejdsopgaver og dine kollegers behov i betragtning. Det kan du gøre ved at stille dig selv følgende spørgsmål.

Dig selv:

• Hvordan strukturerer du bedst din arbejdsuge, så den rummer dine egne præferencer?
  
  
• Hvilken balance i forhold til hvornår, hvor længe og hvor dine arbejdsopgaver og møder udføres, vil styrke din trivsel?
  
  
• Hvor meget værdi tillægger du fysisk socialt samvær med dine kolleger eller fælles fysisk udførelse af opgaver og møder?
  
  
• Hvordan kan du tilpasse balancen til omstændighederne i dit liv lige nu – for eksempel til mængden af arbejdsopgaver eller forpligtigelser over for dine børn og familie?

 
Din arbejdsplads:

• Hvordan tager du bedst hensyn til de arbejdsopgaver, som skal udføres?
  
  
• Hvordan kan du bedst understøtte dine kollegers foretrukne måde at arbejde på?
  
  
• Hvordan bidrager du til jeres fælles ansvar for at opbygge og bevare sociale relationer?
  
  
• Hvordan opretholder du et godt samarbejde med dine kolleger? Hvad skal der til for, at I hver især har tillid til, at I udfører hver jeres arbejdsopgaver, selvom I ikke er fysisk sammen?''
  
  
• Hvordan sikrer du, at du får og giver den sparring, du og dine kolleger har brug for?
  
  
• Hvordan kan du hjælpe med, at hverken du eller dine kolleger oplever, at I skal stå til rådighed døgnet rundt, fordi I arbejder på forskellige tidspunkter?

Genovervej løbende, hvordan du oplever balancen, for det ændrer sig ofte over tid på grund af ændringer i arbejdsopgaver, organisering og private forpligtelser. 

 3: Tal med din leder

Det vil ikke altid være muligt at udføre dine arbejdsopgaver og have socialt samvær med dine kolleger under de arbejdsforhold, som er mest effektive og giver størst trivsel for netop dig. Men tag en konstruktiv dialog med din leder om, hvordan I bedst muligt inden for de givne rammer kan planlægge din arbejdsuge og indrette arbejdspladsen til de forskellige arbejdsformer, hvor du og dine kollegaer præsterer og trives bedst.

I kan eventuelt tale om, hvorvidt der er mulighed for at indrette stillezoner, fælles arbejdszoner og sociale zoner, så I mere fleksibelt kan vælge jeres arbejdssted ud fra den type arbejdsopgave, I skal udføre, når I arbejder på kontoret.

En forudsætning for, at blended working bliver en succes, er, at både du og dine kolleger har adgang til den information, I behøver, og har mulighed for at komme i kontakt med hinanden, når I har behov for det.

Her får du et par konkrete eksempler på, hvordan du kan håndtere forskellige situationer, når du og dine kolleger og/eller leder ikke arbejder på samme sted på samme tid.

Du skal holde 1:1 møde med din leder
Tal med din leder om, hvor ofte, i hvilket tidsrum, hvor længe og via hvilken kommunikationskanal I fremover ønsker at afholde 1:1 møder. Løsningen vil måske være en kombination af hyppige og korte videomøder samt lidt længere fysiske møder. Genovervej mødeformen med et vist interval.

Du har brug for hjælp til en opgave
At du, dine kolleger og leder ikke er på det fysiske kontor samtidigt, skal ikke holde dig tilbage fra at kontakte en person, du har behov for at tale med vedrørende en opgave. Vær opmærksom, når du vanen tro siger til dig selv: ”Nå, det tager jeg bare, når han/hun/jeg er tilbage på kontoret igen”. Ring (læg en besked på telefonsvareren, hvis telefonen ikke besvares), skriv en mail eller invitér til et kort videomøde, og oplys kort hvorfor og hvornår du har brug for at komme i kontakt med personen.

Du vil opbygge og fastholde dine relationer
Når du får nye kolleger eller leder, så prioritér at invitere dem til et fysisk møde, hvor I kan hilse på hinanden og lære hinanden bedre at kende. Hvis det ikke er muligt med et fysisk møde, så prioritér et videomøde, da I visuelt kommer lidt tættere på hinanden – alternativt et telefonmøde.

De dage du er på det fysiske kontor, kan du overveje, om det er muligt at planlægge fysiske møder og være tilgængelig for de spontane, uformelle møder ved kaffemaskinen og på gangene.

Når I er flere, der sidder på distancen, kan det være en god idé at indføre virtuelle kaffepauser, frokostpauser eller fredagsbarer for at opretholde den sociale relation til dine kolleger. I kan også afsætte første og/eller sidste fem minutter af virtuelle møder til uformel dialog.

Hvis du ofte skal arbejde hjemme, er det alfa og omega, at du har en velfungerende hjemmearbejdsplads, hvor du både har mulighed for fordybelse og kontakt til dine kolleger.
Det vil være forskelligt fra hjem til hjem, hvad der er behov for, når du skal løse dine opgaver, men overvej blandet andet om punkterne nedenfor kan hjælpe dig til at skabe en velfungerende hjemmearbejdsplads. Tag herefter en dialog med din leder om, hvordan du bedst kan optimere din hjemmearbejdsplads i forhold til dine arbejdsopgaver.

• Stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder – allerhelst med mulighed for kabling til arbejdscomputeren.
  
  
• God mobiltelefondækning.
  
  
• Bord, kontorstol, underlag til kontorstol, belysning.
  
  
• Hardware, såsom mobiltelefon, computer, tastatur, mus, musemåtte, ekstern skærm, dockingstation, headset med mikrofon som reducerer baggrundsstøj, eksternt webcam (hvis ikke det er indbygget i computer eller ekstern skærm) eller en laptop-stand til den bærbare computer, så webcam kommer op i øjenhøjde. En printer vil også være en fordel for nogle.
  
  
• Software til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner mv.) samt remote adgang til forretningsapplikationer, såsom CRM, ERP, bookning af mødelokaler og intranet.
  
  
• Skærmbriller, hvis der er stor forskel i indretningen af skærme på kontorarbejdspladsen og hjemmearbejdspladsen.
  
  
• Opbevaringsplads til fortrolige papirer og noter, så de ikke er tilgængelige for andre – heller ikke familien.
  
  

 Arbejdsmiljøreglerne:
Ved hjemmearbejde er der visse forhold, som skal være opfyldt i relation til arbejdsmiljøet, når hjemmearbejdet ved en computer foregår i hele arbejdstiden eller gennemsnitligt mindst én dag om ugen. 

Læs mere om arbejdsmiljøreglerne for hjemmearbejdspladser her

Når du ændrer måden, du strukturer dit arbejde på, er det en god idé at aftale nye leveregler med dig selv, familien og dine kolleger. Levereglerne skal sikre, at der både tages hensyn til de arbejdsopgaver, som skal udføres, din foretrukne måde at arbejde på og din trivsel, samt at alle er indforstået med rammerne for den nye arbejdsform og ved, hvordan de skal agere i dagligdagen. Når du arbejder hjemmefra, kan du overveje leveregler for dig selv og husstandens øvrige medlemmer inden for blandt andet følgende områder:

• Hvornår arbejder jeg, og hvornår er jeg til rådighed for familien? Hvordan ved min familie og kolleger, om jeg arbejder eller holder fri?
  
  
• Hvordan bliver jeg mindet om at holde pauser? Hvad laver jeg i mine pauser for at lade op?
  
  
• Hvordan får jeg en nærende frokost?
  
  
• Hvordan sikrer jeg løbende kommunikation og plejer de sociale relationer med min leder og mine kolleger på andre lokationer?
  
  

• Opgaver
  Hvilke opgaver kan I udføre uafhængigt af hvor, hvor længe eller hvornår de udføres? Og hvilke opgaver bør I udføre sammen i samme tidsrum eller på samme lokation?

• Møder
  Hvilke typer af møder skal I afholde som fysiske møder, og hvilke møder kan fint fungere som en kombination af fysisk møde og videomøde? 
  
  Hvor ofte skal I have fælles teammøder og med hvilket formål og agenda?

• Faste dage
  Skal der planlægges faste ugedage for de møder, som kræver fysisk tilstedeværelse? Drøft hvornår, hvem og hvad skal der til for, at det giver værdi for jer at møde ind på det fysiske kontor.
  
  
• Tilgængelighed
  I hvilket tidsrum skal I typisk være til rådighed for hvilke type opgaver (virtuelt eller fysisk)? 
  
  Er der et tidsrum, hvor kunder, leverandører, samarbejdspartnere eller kolleger primært har brug for at samarbejde? Vær opmærksom på, at det kan være kontraktuelt aftalt eller stå som et kommunikeret kundeløfte. For at skabe transparens i tilgængeligheden kan alle i teamet opdatere deres kalender med information om, hvor de kan træffes (kontor og/eller digitale kommunikationskanaler) og i hvilket tidsrum.
  
  
• Virtuelle aktiviteter
  Er der brug for at afholde virtuelle aktiviteter, hvor formålet er at opbygge relationer og prioritere det sociale fællesskab, så alle oplever samhørighed i teamet og på tværs af teams? Det kan være en god ide at indføre virtuelle kaffepauser, frokostpauser eller fredagsbarer. I kan også afsætte første og/eller sidste fem minutter af virtuelle møder til uformel dialog.
  
  
• Kommunikation
  Hvad er jeres foretrukne kommunikationskanaler til forskellige typer af kommunikation (ansigt-til-ansigt, video, telefon, chat, e-mail, SMS)?
  
  Hvilke svartider forventer I af hinanden på hvilke kommunikationskanaler?
  
  Hvordan holder I hinanden opdateret med, hvad I arbejder på, og hvor langt I er?
  
  Aftal at udvise tillid til, at alle arbejder på sine arbejdsopgaver, selvom I ikke sidder fysisk sammen, og at I ikke skal stå til rådighed døgnet rundt, fordi kolleger arbejder på andre tidspunkter.
  
  

Det er en god idé at afstemme de fælles leveregler løbende, da der ofte vil være behov for ændringer i forhold til bestemte projekter, teamsammensætningen og andre omkringliggende faktorer.